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Charte de protection des données

Au quotidien, la Fédération, constituée de bénévoles et salariés, communique avec des personnes atteintes de diabète, des donateurs, des abonnés, des partenaires (entreprises, institutionnels,…) et bien d’autres. Elle a donc la responsabilité de traiter des données personnelles, mais aussi parfois sensibles du fait de son activité directement axée sur le diabète.

La Fédération Française des Diabétiques prend de ce fait très à cœur les questions liées à la protection des données personnelles : en mettant en place en 2017 un annuaire de patients prêts à contribuer au Diabète LAB, dont les données bénéficient d’un hébergement hautement sécurisé et agréé par le ministère de la santé, elle a commencé à montrer son engagement dans ce sens et a d’ailleurs obtenu le prix « Blaise Pascal » dans la catégorie « protection personnelle des données de santé ».  

Sa mise en conformité avec le règlement général sur la protection des données (RGPD) s’inscrit donc dans la continuité des actions qu’elle mène déjà depuis plusieurs années.

La charte de protection des données de la Fédération s’applique à l’ensemble des données collectées sur ses sites internet mais aussi dans le cadre des actions menées sur d’autres canaux de réception et de diffusion. La Fédération s’engage à respecter les ordonnances de la Loi informatique et libertés du 6 janvier 1978 modifiée ainsi que le Règlement général sur la protection des données entré en vigueur le 25 mai 2018.

Avant-propos sur les données sensibles :

Le RGPD concerne les données personnelles et interdit le traitement des données dites « sensibles ». Les données concernant la santé de nos contacts, notamment les informations concernant le diabète d’une personne, entrent dans cette catégorie.

  • La Fédération est à votre écoute concernant les difficultés que vous rencontrez avec votre diabète et vos expériences sont une aide précieuse pour vous représenter et pour imaginer des solutions qui améliorent la qualité de vie des personnes atteintes de diabète. Si elle le juge nécessaire, la Fédération peut vous conseiller de prendre rendez-vous chez un professionnel de santé.
     
  • Cependant, pour répondre à vos questions, notamment celles qui sont envoyées par email, vous n’avez pas besoin de transmettre à la Fédération des informations détaillées concernant votre santé ou de nous permettre l’accès à des documents comme vos ordonnances ou vos examens médicaux. La Fédération n’étant pas habilitée à donner des conseils d’ordre médicaux, ce type d’informations détaillées concernant votre santé ne nous serons pas utiles. En conservant ces documents pour vous, vous contribuez donc activement à protéger vos données personnelles.
     
  • Si toutefois vous étiez amenés à nous transmettre des données concernant votre santé, nous nous engageons à la plus grande vigilance en traitant ces messages en priorité puis en les supprimant immédiatement.

Qui est amené à traiter vos données ?

Vos données à caractère personnel pourront être traitées par la Fédération Française des Diabétiques dont l’adresse est 88 rue de la Roquette CS 20013 - 75544 Paris cedex 11. Le représentant du responsable de traitement est son président et le délégué à la protection des données a été désigné : il est joignable à l’adresse dpd@federationdesdiabetiques.org.

Vous pouvez exercer vos droits sur vos données (information, accès, rectification, effacement, opposition, limitation, portabilité) soit via notre formulaire en ligne http://donateurs.federationdesdiabetiques.org/asso/rgpd/ffd/fr/rgpd/index.html, soit en écrivant à l’adresse suivante : dpd@federationdesdiabetiques.org.

Conformément au droit applicable, vous disposez du droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés.

 

  • Vous souhaitez poser une question via notre formulaire de contact, par téléphone, par email ou via les réseaux sociaux
Quelles sont les finalités des traitements de vos données personnelles ?

Nous traitons vos données dans le but de vous renseigner, de répondre à vos questions et demandes diverses, ou de vous réorienter vers les services internes compétents lorsque vous nous sollicitez. Nous remplissons ainsi nos missions de prévention, d’information, d’accompagnement et de défense individuelle des personnes atteintes de diabète et de leur entourage.

Combien de temps vos données à caractère personnel sont-elles conservées ?

Vos données sont conservées jusqu’à ce que votre demande soit traitée et supprimées dans un délai maximum d’un mois après notre dernier échange.

 

  • Vous êtes ou souhaitez devenir donateurs ou mécènes
Quelles sont les finalités des traitements de vos données personnelles ?

La gestion comptable et administrative, la fidélisation et la réactivation des donateurs et mécènes sont des traitements mis en œuvre afin de respecter une obligation légale pour la comptabilité et la fiscalité. La gestion des dons, la fidélisation et la réactivation des donateurs et mécènes sont effectués dans l'intérêt légitime de la Fédération Française des Diabétiques, votre générosité nous permettant de mettre en œuvre notre objet statutaire.

Combien de temps vos données à caractère personnel sont-elles conservées ?

Si vous avez fait un don par carte bancaire, vos coordonnées bancaires sont supprimées immédiatement après le règlement de votre don.
Les documents et pièces de toute nature permettant à l'administration de réaliser les contrôles fiscaux sont conservés six ans à compter de la date à laquelle ils ont été établis.
Votre nom, votre prénom et vos coordonnées sont conservés en base active six ans après votre dernier don dans le cadre de la fidélisation et de la réactivation des donateurs, puis quatre ans en base inactive, les données, y compris les documents associés, devant être conservées six ans en cas de demande de l'administration fiscale et dix ans à partir de date d’émission du support de paiement / de remise en banque (obligation légale de conservation des documents financiers - Code de commerce, art. L123-22). Elles seront supprimées à l'issue des dix années écoulées depuis le dernier don si aucune autre interaction n'est active.

Pour les mécènes, les contrats et documents comptables sont conservés dix ans et les coordonnées des personnes avec lesquelles nous sommes en contact sont supprimées après deux sollicitations restées infructueuses et au maximum deux ans après le dernier contact établi.

 

  • Vous êtes ou souhaitez devenir abonnés au magazine équilibre

Quelles sont les finalités des traitements de vos données personnelles ?

La gestion comptable et administrative est un traitement mis en œuvre pour respecter une obligation légale pour la comptabilité et la fiscalité, et est nécessaire à l'exécution d'un contrat pour la gestion des abonnements à équilibre.

La fidélisation des abonnés et la réactivation des anciens abonnés au magazine équilibre sont des traitements mis en œuvre dans l'intérêt légitime de la Fédération Française des Diabétiques qui permet la réalisation de son objet statutaire incarné ici par l’information et la prévention en matière de diabète.

Combien de temps vos données à caractère personnel sont-elles conservées ?

Vos coordonnées bancaires sont supprimées immédiatement après l’encaissement.
Les documents et pièces de toute nature permettant à l'administration de réaliser les contrôles fiscaux sont conservés six ans à compter de la date à laquelle ils ont été établis.
Votre nom, votre prénom et vos coordonnées seront conservés trois ans après la fin de l'abonnement.

 

  • Vous êtes ou souhaitez devenir abonnés à l’une de nos newsletters

Quelles sont les finalités des traitements de vos données personnelles ?

La gestion comptable, administrative et fonctionnelle des abonnements est un traitement nécessaire à l'exécution d'un contrat.

Combien de temps vos données à caractère personnel sont-elles conservées ?

Vos données traitées dans le cadre de votre abonnement à l'une de nos newsletters seront supprimées dès votre désinscription à la (ou aux) newsletter(s) en question. Par ailleurs, afin d'optimiser les envois d'emails, nous les envoyons uniquement aux personnes ayant ouvert au moins un email dans les six derniers mois.

 

  • Vous êtes potentiellement donateurs ou mécènes pour nos levées de fonds

Quelles sont les finalités des traitements de vos données personnelles ?

Le recrutement de nouveaux donateurs particuliers et de nouveaux mécènes est un traitement effectué dans l'intérêt légitime de la Fédération Française des Diabétiques, votre générosité nous permettant de mettre en œuvre notre objet statutaire. Si vous êtes un particulier, vous pouvez à tout moment demander à ne plus recevoir de sollicitation par email, et / ou par téléphone, et / ou par courrier postal en écrivant un email à l'adresse dons@federationdesdiabetiques.org. Si vous êtes une personne morale, vous pouvez nous contacter à l’adresse partenariat@federationdesdiabetiques.org pour toute question complémentaire.

Combien de temps vos données à caractère personnel sont-elles conservées ?

Si vous avez accepté de recevoir des emails, nous les envoyons uniquement aux personnes ayant ouvert au moins un email dans les six derniers mois pour optimiser les envois.
Concernant les données relatives aux prospects issues d’un fichier loué ou échangé, elles ne sont pas conservées au-delà de la durée nécessaire à la réalisation de la campagne de collecte de dons pour lesquelles elles ont été louées ou échangées. Un fichier de récupération des adresses est mis en place avec le prestataire de gestion de la base afin de limiter les coûts de saisie et est supprimé six mois après la date de lancement de la campagne.

 

  • Vous souhaitez recevoir une brochure legs

Quelles sont les finalités des traitements de vos données personnelles ?

Vos données nous permettent de vous faire parvenir votre brochure.

Combien de temps vos données à caractère personnel sont-elles conservées ?

Vos coordonnées sont conservées 9 ans à partir de la date de votre demande dans la base active. Sans nouvelle de votre part, elles sont ensuite conservées en base d'archivage intermédiaire conservée physiquement en dehors de la base active et chez un autre hébergeur. Cette base n'est pas accessible, sauf sur demande express de notre délégué à la protection des données. Elles sont conservées 20 ans.

 

  • Vous avez / l’un de vos proches a effectué un legs au profit de la Fédération

Quelles sont les finalités des traitements de vos données personnelles ?

Les informations concernant l’exécution testamentaire sont nécessaires au traitement du legs qui est géré par un notaire bénévole pour le compte de la Fédération, en lien avec la personne salariée responsable de la partie administration et finances.

Combien de temps vos données à caractère personnel sont-elles conservées ?

Les documents relatifs au bien légué sont conservés 5 ans, sauf si des dispositions spécifiques introduisent un délai plus court ou plus long de prescription.
Avant l’exécution testamentaire, et même si vous nous avez fait part de votre projet de legs, nous ne conservons aucune information spécifique à ce legs potentiel.

 

  • Vous souhaitez partager un témoignage via notre formulaire de dépôt de témoignage

Quelles sont les finalités des traitements de vos données personnelles ?

Les témoignages sont publiés sur le site de la Fédération, après vérification de leurs contenus, parce que vous souhaitez les partager. Nous vous conseillons vivement de choisir un vrai pseudonyme (en évitant donc l’utilisation de votre vrai prénom ou surnom) et de gommer le plus d’informations qui pourraient permettre de vous identifier, même par déduction, dans votre témoignage, dans le but de protéger vos informations personnelles et votre identité. Les photos sont désormais remplacées par des images.

Combien de temps vos données à caractère personnel sont-elles conservées ?

Vos données sont conservées 3 ans à partir de la date de publication de votre témoignage si vous ne donnez pas votre accord pour reconduire cette durée.

 

  • Vous êtes ou souhaitez devenir Diabèt’Acteur

L’ensemble des informations concernant le traitement de vos données est disponible sur le site du Diabète LAB et sur ses formulaires grâce à une notice d’information : https://diabetelab.federationdesdiabetiques.org/confidentialite/
https://diabetelab.sanoia.com/front/ressources/pdf/AFD_Diabet-acteur-Notice_de_recueil_du_consentement.pdf

 

  • Vous participez à un événement organisé par la Fédération (colloque pour la JMD par exemple)

Quelles sont les finalités des traitements de vos données personnelles ?

Le traitement de vos données personnelles est nécessaire à la préparation de l’événement afin de dresser la liste des invités présents notamment.

Combien de temps vos données à caractère personnel sont-elles conservées ?

Les données des invités présents sont conservées au maximum 3 ans, ou après 2 invitations restées sans réponse, pour le fichier des participants pour envoi de la même invitation l'année suivante.

 

  • Vous souhaitez bénéficier d’une formation dispensée par la Fédération

Quelles sont les finalités des traitements de vos données personnelles ?

Le traitement de vos données personnelles est nécessaire à la mise en place de la formation à laquelle vous vous êtes inscrit : paiement, établissement de la liste de présence et établissement de l’attestation de formation. Elles sont également traitées dans le cadre des obligations légales concernant la fiscalité et la comptabilité.

Combien de temps vos données à caractère personnel sont-elles conservées ?

Les coordonnées bancaires, le cas échéant, sont supprimées immédiatement après le paiement. Les données permettant la gestion de la comptabilité sont conservées 10 ans et celles qui permettent de justifier la fiscalité sont conservées 6 ans à compter de la date du fait générateur de la TVA. La liste de présence n’est pas conservée au-delà de la formation. Votre attestation de formation peut vous être délivrée jusqu’à 2 ans après la date de votre formation.

Pour retrouver notre offre de formations, vous pouvez visiter notre site : https://formationdiabete.federationdesdiabetiques.org/accueil.html

 

  • Vous êtes élus ou journalistes

Quelles sont les finalités des traitements de vos données personnelles ?

La Fédération interpelle régulièrement les élus et les médias pour faire entendre ses positions autour du diabète et de sa prise en charge et mener à bien ses missions.

Combien de temps vos données à caractère personnel sont-elles conservées ?

Des listes d’élus à qui nous nous sommes adressées sont constituées en fonction des sujets traités afin de suivre les réponses attendues. Ces listes sont conservées au maximum 3 ans.

 

  • Vous êtes candidat à un poste (tous types de contrats salariés, bénévoles et conventions de stages) proposé par la Fédération

Quelles sont les finalités des traitements de vos données personnelles ?

Vos données sont traitées dans le cadre du recrutement en question.

Combien de temps vos données à caractère personnel sont-elles conservées ?

Si votre candidature est retenue, les durées de conservations correspondent à nos obligations légales dont vous serez informé précisément lors de la signature de votre contrat. Si votre candidature n’est pas retenue, vos données personnelles sont supprimées après l’envoi de notre réponse.

 

  • Vous êtes ou souhaitez devenir prestataire ou fournisseur de la Fédération

Quelles sont les finalités des traitements de vos données personnelles ?

Le traitement de vos données est nécessaire à la mise en œuvre du ou des contrats qui nous lient.

Combien de temps vos données à caractère personnel sont-elles conservées ?

Vos contacts personnels peuvent être conservés jusqu’à 2 ans après la fin de notre relation contractuelle.
Les documents comptables sont quant à eux conservés 10 ans.

 

Qui sont les destinataires des données traitées par la Fédération ?

Les données collectées sont destinées aux services internes concernés de la Fédération et aux sous-traitants, bénévoles ou prestataires de services sollicités par la Fédération dans le cadre de ses actions. Il peut s’agir par exemple d’un prestataire de base de données, d’un routeur, d’un personnalisateur, d’un spécialiste du data marketing, ou encore de développeurs ou d’hébergeurs de sites internet.
Par ailleurs, les personnes salariées ou bénévoles ayant accès aux données personnelles traitées par la Fédération sont identifiées et signent une clause de confidentialité.

Quelle est la politique de cookies de la Fédération ?

Un cookie est un petit fichier de données (fichier texte) qu'un site Web, lorsqu'il est consulté par un utilisateur, demande à votre navigateur de stocker sur votre appareil afin de mémoriser des informations vous concernant, telles que vos préférences linguistiques ou informations de connexion. Nous configurons ces cookies appelés cookies internes. Nous utilisons également des cookies tiers, qui sont des cookies d'un domaine différent de celui du site Web que vous consultez, pour nos efforts de publicité et de marketing. Plus concrètement, nous utilisons des cookies et d'autres technologies de suivi selon les finalités suivantes :

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Quels sont vos droits sur vos données à caractère personnel ? Comment pouvez-vous les exercer ?

Conformément à la loi informatique et liberté modifiée, vous disposez des droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation du traitement, de portabilité et d’opposition. Vous pouvez les exercer en remplissant notre formulaire en ligne : http://donateurs.federationdesdiabetiques.org/asso/rgpd/ffd/fr/rgpd/index.html ou en envoyant un email à l’adresse : dpd@federationdesdiabetiques.org.

Conformément au Règlement général sur la protection des données, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle.